Как вести журнал выхода и возвращения автомобилей

Какие записи имеют смысл

Для эксплуатации транспорта важны идентификация машины, сведения о её использовании, фиксация технического состояния и даты предусмотренных событий. Отдельно существует журнал регистрации результатов предрейсового или предсменного технического контроля. Приказ Минтранса № 9 устанавливает требования к этому журналу для субъектов, на которых распространяется его действие.

Нельзя смешивать разные журналы

Журнал технического контроля подтверждает результат проверки, а учет эксплуатации может содержать и другие сведения. Использовать один набор граф для всех видов учёта без нормативного основания неправильно. Электронное ведение допускается там, где оно предусмотрено применимым документом.

На что смотреть при проверке записей

Непоследовательные даты, расхождения с путевыми листами и отсутствие необходимых реквизитов затрудняют подтверждение использования машины. Исправление ошибки должно сохранять достоверность учёта, а не скрывать исходную запись.

Учёт выхода и технического допуска

Отметка о том, что машина используется, не тождественна результату предрейсового контроля. Гражданский порядок по приказу Минтранса № 9 отдельно регламентирует регистрацию результатов технической проверки. При отрицательном результате автомобиль не должен выпускаться на линию по правилам этого порядка. Если в другом журнале указана планируемая перевозка, это не отменяет записи о техническом несоответствии. Для ведомственного транспорта применяются свои процедуры.

Что делает данные сопоставимыми

Записи удобно сверять по идентификации автомобиля, датам и фактически произошедшим событиям. Необходимые реквизиты определяются соответствующей формой. Важно, чтобы исправления были прослеживаемыми: иначе при разборе неисправности трудно установить, какая запись появилась первой.

Что делать при несогласованных записях

Если в одном документе автомобиль указан как не допущенный к эксплуатации, а в другом фигурирует его работа в тот же период, это основание для проверки достоверности сведений. Но нельзя заранее утверждать, что кто-то намеренно исказил информацию: возможна ошибка времени, регистрационного номера или назначения записи. Исправления должны производиться по установленному порядку. Для контроля имеет значение не только сама цифра, но и дата, источник сведений, ответственное лицо. Хорошая система учёта оставляет возможность понять происхождение каждой записи без устных догадок.

Отправление машины и контроль исправности — не одно событие

Журнал эксплуатации позволяет увидеть историю использования автомобиля; журнал предрейсового технического контроля — результат конкретной предусмотренной проверки. Автомобиль может числиться готовым к отправлению по плану, но это не доказывает, что механик завершил контроль. И наоборот, положительная отметка о контроле не говорит, что водитель получил груз.

Что важно для проверяемости записей

Сведения о дате, автомобиле, ответственном лице и результате действия позволяют установить, к какой машине относится запись. Неполная идентификация может сделать журнал формально заполненным, но практически бесполезным при выяснении обстоятельств. Приказ Минтранса № 9 устанавливает требования к предрейсовому контролю для соответствующих перевозчиков. Ведомственное ведение учета воинской части может опираться на дополнительные документы, и заменять их гражданскими формами без основания нельзя.

Частые вопросы

Другие материалы по теме

Другие статьи раздела о транспортном обеспечении тыла.